SharePoint ist kein Wissensmanagement: Was die bezahlte Lösung wirklich kostet

SharePoint ist bezahlt. Das ist das stärkste Argument dafür, und in den meisten Gesprächen auch das einzige, das niemand ausspricht.

Wer Microsoft 365 lizenziert hat, hat SharePoint bereits. Keine neue Beschaffung, kein neuer Vertrag, keine Diskussion mit der IT über einen weiteren Anbieter. Wissensmanagement auf SharePoint zu legen, fühlt sich deshalb nicht wie eine Entscheidung an, sondern wie Vernunft. Die Frage ist, was diese Vernunft kostet, wenn man die Rechnung zu Ende führt.

Was Suchen kostet, bevor jemand etwas findet

Mitarbeitende warten im Schnitt 5,3 Stunden pro Woche auf Informationen, die jemand anderes hat (Panopto). Nicht auf Dateien, die jemand abgelegt hat, sondern auf Antworten, die in einem Kopf liegen.

Ein Rechenbeispiel, damit die Größenordnung greifbar wird. Nehmen Sie 500 Wissensarbeitende, 45 Arbeitswochen im Jahr und einen internen Stundensatz von 60 Euro. Das sind 119.250 Stunden oder rund 7,2 Millionen Euro im Jahr, die in Wartezeit auf Wissen gebunden sind. Die Annahmen sind unsere, der Stundensatz ist bewusst niedrig angesetzt, und Sie sollten die Zahlen durch Ihre eigenen ersetzen. Aber selbst wenn Sie nur ein Zehntel davon ernst nehmen, ist das der Betrag, gegen den jede Lösung antritt.

Wichtig ist, was in diesem Betrag steckt. Er entsteht nicht, weil Dokumente fehlen. SharePoint-Umgebungen in mittelgroßen Unternehmen sind voll. Übervoll, meistens. Er entsteht, weil die gesuchte Information in keinem Dokument steht.

Warum SharePoint trotzdem die erste Wahl ist

Das ist keine Kritik an SharePoint, und ein Beitrag, der so tut, wäre unehrlich.

SharePoint ist ein gutes Dokumentenmanagement. Versionierung, Berechtigungen, Freigabe-Workflows, die Integration in Teams und Outlook: Das funktioniert, und es funktioniert in einer Umgebung, die Ihre Leute ohnehin jeden Tag benutzen. Wer sich dagegen entscheidet, muss erklären, warum ein zweites System die Mühe wert ist. Diese Beweislast ist berechtigt. Die meisten Wissensmanagement-Projekte, die an SharePoint vorbei gestartet wurden, sind an genau dieser Frage gescheitert, nicht an der Technik.

Die drei Wege, die üblicherweise gerechnet werden

Wenn Unternehmen merken, dass ihr SharePoint zwar voll ist, aber keine Fragen beantwortet, gibt es drei Reaktionen.

Die erste ist ein Aufräumprojekt. Eine neue Seitenstruktur, Metadaten, eine Taxonomie, oft mit externer Begleitung. Das kostet einmalig Beratungstage und intern die Zeit der Fachbereiche, die ihre Inhalte neu einsortieren. Das Ergebnis ist eine bessere Ablage. Die Frage, die in keinem Dokument steht, beantwortet es nicht.

Die zweite ist ein KI-Assistent auf dem vorhandenen Bestand, meist Microsoft Copilot. Er findet schneller, was da ist, und formuliert es flüssig. Was nicht da ist, findet er nicht, und er antwortet trotzdem. Die Einordnung dazu steht im Beitrag zu Copilot und unternehmenseigener KI.

Die dritte ist das Warten auf das nächste Microsoft-Produkt. Viva Topics sollte genau diese Lücke schließen und ist seit Februar 2025 eingestellt (Microsoft). Wer darauf gebaut hatte, steht heute wieder am Anfang.

Die Posten, die in keiner Rechnung stehen

Alle drei Wege werden gegen ihre Lizenz- oder Projektkosten gerechnet. Die folgenden Posten tauchen dabei fast nie auf:

• Pflege ohne Verantwortliche. Ein Dokument auf SharePoint hat einen Ersteller, aber keinen Owner, der es nach zwei Jahren prüft. Nach drei Jahren weiß niemand, welche von vier Fassungen gilt.
• Rückfragen an die immer gleichen Personen. Wenn die Ablage keine Antwort liefert, fragt man die Kollegin, die es weiß. Das verschiebt die Kosten von der Suche in den Kalender Ihrer erfahrensten Leute, wo sie niemand misst.
• Wissen, das nie abgelegt wurde. 42 Prozent des jobbezogenen Wissens sind nirgendwo dokumentiert (Panopto/McKinsey). Kein Aufräumprojekt und keine Suche erreicht diesen Anteil, weil er im System gar nicht vorkommt.

Der dritte Posten ist der größte, und er ist strukturell. SharePoint ist darauf gebaut, Dokumente zu verwalten, die jemand geschrieben hat. Erfahrungswissen wird aber nicht geschrieben. Es wird erzählt, meist dann, wenn jemand fragt, und dann ist es wieder weg. Wie sich das in einzelnen Rollen zuspitzt, steht im Beitrag zu Kopfmonopolen.

Der Kipppunkt liegt in der Art der Frage

Hören Sie eine Woche lang zu, was in Ihrem Haus gefragt wird. Nicht gesucht. Gefragt.

Solange die häufigsten Fragen lauten „Wo liegt die aktuelle Vorlage?“ oder „Wer ist für das Formular zuständig?“, ist SharePoint die richtige Antwort, und ein gutes Aufräumprojekt ist das Geld wert. Sobald die teuren Fragen lauten „Wie gehen wir in diesem Fall vor?“ oder „Warum machen wir das an Standort B anders?“, reicht eine bessere Ablage nicht mehr. Dann fehlt eine Schicht, die Erfahrungswissen erfasst, prüft und so bereitstellt, dass Menschen und KI-Anwendungen darauf zugreifen können.

Was neben SharePoint gebraucht wird

Diese Schicht ersetzt SharePoint nicht. Sie liegt daneben, und im besten Fall bemerken Ihre Mitarbeitenden den Unterschied nur daran, dass sie seltener die Kollegin anrufen müssen. Omnora Intelligence Management erfasst das Wissen in KI-gestützten Interviews mit rund 30 Minuten Expertenzeit, und jedes Wissensobjekt hat einen Owner, ein Gültigkeitsdatum und einen Verifikationsstatus. Der Assistent, den Sie schon haben, greift über Schnittstellen darauf zu, als RAG-Quelle oder per MCP. Er wird dadurch nicht klüger. Er bekommt nur endlich etwas Geprüftes. In Projekten messen wir danach 20 bis 40 Prozent weniger Rückfragen an die Experten, die das Wissen tragen, eine eigene Messung, keine Studie. Den Unterschied zwischen einer Wissensablage und einem Wissenssystem beschreibt auch der Beitrag zur Confluence-Alternative, denn für Confluence gilt dasselbe.

Die eigentliche Kostenfrage lautet also nicht, ob sich ein zusätzliches System neben einem bezahlten rechnet.

Sie lautet, wer bei Ihnen heute die Fragen beantwortet, die SharePoint nicht beantworten kann. Und wie viele Stunden dieser Person im Jahr dafür draufgehen.