Wie nutzt man Altersteilzeit für den Wissenstransfer?
Altersteilzeit wirkt wie ein langer Vorlauf für die Übergabe, ist es im Blockmodell aber meist nicht: In der Arbeitsphase ist die Person voll ausgelastet, mit Beginn der Freistellungsphase ist sie von einem Tag auf den anderen nicht mehr da. Wirksam wird der Vorlauf erst, wenn das letzte Jahr der Arbeitsphase als Projekt mit Meilensteinen geplant wird. Die erfahrenen Fachkräfte werden dabei in kurzen KI-gestützten Interviews zu Ausnahmen und Entscheidungslogik befragt, nicht erst in den letzten Wochen.
- Der Stichtag ist die Freistellung. Ab dann ist die Person weg, auch wenn sie noch angestellt ist.
- Die Arbeitsphase ist Alltag. Seltene Fälle tauchen dort kaum auf und müssen gezielt erfragt werden.
- Ein Jahr vorher anfangen. Kurze Interviews über Monate verteilt statt Handbuch in den letzten Wochen.
„Bei uns ist das kein Thema, die Kollegen gehen ja in Altersteilzeit. Da haben wir zwei, drei Jahre Zeit.“ Dieser Satz fällt in fast jedem Gespräch über Wissenssicherung, sobald es um die Babyboomer geht. Er klingt vernünftig. Und er ist der Grund, warum in vielen Unternehmen trotz langer Vorläufe am Ende niemand vorbereitet ist.
Warum die Annahme so plausibel ist
Altersteilzeit ist planbar. Das Datum steht fest, oft Jahre im Voraus, und wer einen Vertrag unterschrieben hat, wird nicht plötzlich kündigen. Im Vergleich zu einem Abgang mit vier Wochen Frist wirkt das wie ein Luxus. Personalabteilungen haben das Datum im System, Führungskräfte kennen es, die betroffene Person sowieso. Was soll da schiefgehen?
Die Antwort steckt in der Form, in der Altersteilzeit in den meisten Unternehmen gelebt wird. Das Blockmodell teilt die Laufzeit in eine Arbeitsphase und eine anschließende Freistellungsphase. In der ersten Hälfte wird voll gearbeitet, in der zweiten gar nicht mehr. Die Person bleibt formal angestellt, ist aber nicht mehr da.
Was in der Arbeitsphase tatsächlich passiert
Die Arbeitsphase ist keine Übergabephase. Sie ist eine ganz normale Arbeitszeit, und die Person, um die es geht, ist in der Regel diejenige, die am meisten gefragt wird. Gerade weil sie seit Jahrzehnten dabei ist, landen die schwierigen Fälle bei ihr. Wer in dieser Lage zusätzlich ein Übergabehandbuch schreiben soll, verschiebt es, nicht aus Unwillen, sondern weil das Tagesgeschäft immer dringender ist.
Dazu kommt die Nachfolge. In vielen Fällen wird sie erst besetzt, wenn das Ende der Arbeitsphase näher rückt, aus Budgetgründen oder weil die Stelle schwer zu besetzen ist. Dann bleiben für die gemeinsame Zeit wenige Monate, manchmal Wochen. Aus drei Jahren Vorlauf ist ein Vierteljahr Überschneidung geworden.
Der Tag, an dem die Freistellung beginnt
Mit Beginn der Freistellungsphase endet der Zugriff abrupt. Man kann die Kollegin nicht mehr eben fragen, und man sollte es auch nicht, denn sie ist freigestellt. Viele helfen trotzdem gern, wenn das Telefon klingelt. Darauf eine Organisation zu bauen, ist aber kein Plan, sondern eine Hoffnung.
Ein Muster sehen wir dabei immer wieder. Die Fragen, die in den ersten Monaten nach der Freistellung kommen, betreffen kaum den Alltag. Sie betreffen die seltenen Fälle: die Anlage, die nur im Winter Probleme macht, den Kunden, der alle zwei Jahre neu verhandelt, die Prüfung, die nur bei einem Audit verlangt wird. Gerade diese Fälle sind in einer Arbeitsphase, in der vor allem Alltag stattfindet, nie aufgetaucht.
Der Umfang des Problems
In Deutschland gehen jedes Jahr rund 1,3 Millionen Menschen in Rente, während nur etwa 800.000 in den Arbeitsmarkt eintreten. Bis 2036 fehlen dadurch etwa 4,3 Millionen Arbeitskräfte (IW Köln, 2026). Ein Teil dieser Abgänge läuft über Altersteilzeit, wie groß dieser Teil in Ihrem Unternehmen ist, weiß Ihre Personalabteilung. Wie viel Erfahrungswissen dabei an den Personen hängt, weiß meist niemand so genau.
Eine Einschränkung gehört hierher: Wer Altersteilzeit im Teilzeitmodell lebt, also über die gesamte Laufzeit mit reduzierter Stundenzahl, hat tatsächlich einen längeren Übergang mit echter Überschneidung. Das Modell ist in der Praxis seltener, aber wo es gilt, verschiebt sich das Problem eher in die Frage, ob die gemeinsame Zeit auch genutzt wird.
Was stattdessen trägt
Der Vorlauf ist ein echter Vorteil, wenn er als Projekt behandelt wird und nicht als Wartezeit. Drei Dinge machen den Unterschied.
Erstens das Datum. Der relevante Stichtag ist nicht das Rentenalter, sondern der erste Tag der Freistellungsphase. Ab diesem Datum rückwärts gerechnet beginnt die Wissenssicherung etwa ein Jahr vorher, nicht in den letzten Wochen.
Zweitens der Umfang. Nicht das gesamte Berufsleben wird erfasst, sondern die Vorgänge, bei denen die Person heute gefragt wird, und die seltenen Fälle, die nur sie kennt. In einem KI-gestützten Interview braucht das rund 30 Minuten Expertenzeit je Gespräch, verteilt über Monate, sodass das Tagesgeschäft nicht leidet. Wie man die kritischen Rollen dafür auswählt, steht im Beitrag zur Baby-Boomer-Rentenwelle.
Drittens das Ergebnis. Was erfasst wird, wird geprüft und so abgelegt, dass die Nachfolge es vorfindet, egal wann sie startet. In Omnora-Projekten sehen wir dabei eine um 15 bis 30 Prozent kürzere Einarbeitungszeit und 20 bis 40 Prozent weniger Fragen an die Wissensträger. Das sind unsere eigenen Messungen aus Projekten, keine externe Studie.
Bleibt eine Frage für die nächste Personalrunde: Wer in Ihrem Unternehmen beginnt in den nächsten zwölf Monaten eine Freistellungsphase, und bei wem davon würde die Abteilung es im ersten Winter merken?
Wie Omnora Erfahrungswissen vor dem Ruhestand sichert, parallel zum Tagesgeschäft und rund vier Wochen je Experte.
Zu Verrentung & demografischer Wandel →Häufige Fragen
Reicht der Vorlauf der Altersteilzeit für eine Übergabe?
Im Blockmodell meistens nicht von selbst. In der Arbeitsphase ist die Person voll ausgelastet, und mit Beginn der Freistellungsphase endet der Zugriff abrupt. Der Vorlauf hilft erst, wenn das letzte Jahr der Arbeitsphase gezielt für die Wissenssicherung geplant wird.
Wann sollte die Wissenssicherung bei Altersteilzeit beginnen?
Etwa ein Jahr vor Beginn der Freistellungsphase. Maßgeblich ist nicht das Rentenalter, sondern der erste Tag, an dem die Person nicht mehr arbeitet. Von diesem Datum aus wird rückwärts geplant.
Welches Wissen geht bei Altersteilzeit am ehesten verloren?
Die seltenen Fälle: saisonale Störungen, Verhandlungen im Zweijahresrhythmus, Prüfungen, die nur im Audit vorkommen. Sie tauchen in einer Arbeitsphase voller Alltag selten auf und fehlen deshalb in jeder Übergabeliste.
Wie viel Zeit kostet die Erfassung die erfahrene Fachkraft?
Ein KI-gestütztes Interview braucht rund 30 Minuten Expertenzeit. Verteilt über mehrere Monate passt das in die Arbeitsphase, ohne das Tagesgeschäft zu blockieren.
Was ändert sich beim Teilzeitmodell der Altersteilzeit?
Dort gibt es über die gesamte Laufzeit eine echte Überschneidung mit reduzierter Stundenzahl. Das Risiko liegt dann weniger im abrupten Ende als darin, ob die gemeinsame Zeit tatsächlich für den Wissenstransfer genutzt wird.
Quellen
- IW Köln (2026): Renteneintritte, Arbeitsmarkteintritte und Fachkräftelücke bis 2036 [Studie]
- Omnora: rund 30 Minuten Expertenzeit je KI-Interview; 15 bis 30 Prozent kürzere Einarbeitung und 20 bis 40 Prozent weniger Fragen an Wissensträger [Omnora-Erfahrungswert]
