Baby-Boomer-Rentenwelle: Wissen sichern, bevor es geht

Jedes Jahr gehen in Deutschland rund 1,3 Millionen Menschen in Rente, während nur etwa 800.000 in den Arbeitsmarkt eintreten. Bis 2036 fehlen dadurch rund 4,3 Millionen Arbeitskräfte (IW Köln, 2026).

Diese Zahlen sind bekannt. Was in Planungen fehlt, ist ihre operative Übersetzung: Es gehen nicht nur Arbeitskräfte. Es geht Entscheidungsfähigkeit.

Was tatsächlich verloren geht

Wenn eine Person nach 30 Jahren geht, verlieren Sie nicht ihre Stellenbeschreibung. Die liegt vor. Sie verlieren die Antworten auf Fragen, die nirgends stehen.

Woran erkennt man, dass diese Charge Probleme macht, bevor die Messwerte auffällig werden? Welcher Lieferant liefert bei Engpässen zuverlässig, welcher verspricht nur? Warum wird Anlage 3 anders gefahren als die anderen zwei? Ab wann eskaliert man einen Kundenfall, und an wen genau, damit er nicht drei Wochen liegt?

42 Prozent des jobbezogenen Wissens sind nirgendwo dokumentiert (Panopto/McKinsey). Bei langjährigen Mitarbeitenden ist der Anteil erfahrungsgemäß höher, weil deren Wissen genau aus den Fällen besteht, die kein Prozess vorsieht.

Die Kosten, die dabei entstehen

Der Ersatz eines ausscheidenden Mitarbeitenden kostet zwischen 100 und 300 Prozent des Jahresgehalts (NAIC). Der größte Anteil davon ist nicht Recruiting, sondern Produktivität: 58 Prozent der Turnover-Gesamtkosten entfallen auf Produktivitätsverlust und Abwesenheit (Work Institute 2024).

Weitere Zahlen, die das Bild vervollständigen:

• 72 Prozent der Unternehmen haben mindestens eine Person, deren Abgang den Betrieb signifikant beeinträchtigen würde (SHRM 2023)
• 48 Prozent verlieren bei jedem Abgang institutionelles Wissen (Retention Report 2024)
• 54 Prozent berichten von Projektverzögerungen durch Turnover (Retention Report 2024)
• Bei einem Unternehmen mit 30.000 Mitarbeitenden liegt der Wissensverlust pro Jahr bei etwa 72 Millionen Euro (ProcedureFlow)

Und der Posten, der am meisten irritiert: Ausgeschiedene Experten kehren als Berater zurück, laut HBR zum zwei- bis dreifachen Tagessatz. Sie kaufen dasselbe Wissen ein zweites Mal, teurer, und es fließt weiterhin nicht ins Unternehmen zurück.

Warum Succession Planning nicht genügt

Nur 21 Prozent der Unternehmen haben einen formellen Succession Plan (SHRM). Über 56 Prozent haben gar keinen. Das ist die eine Hälfte des Problems.

Die andere Hälfte betrifft die 21 Prozent, die einen haben. Ein Succession Plan bestimmt, wer nachfolgt. Er überträgt nicht, was die Vorgängerin wusste. SAP SuccessFactors und Workday identifizieren Nachfolger zuverlässig und sichern das Wissen der scheidenden Person nicht.

Das Ergebnis kennen Sie: Die Nachfolge ist besetzt, und drei Monate später telefoniert die neue Person mit der alten, weil ein Fall auftritt, der nicht im Handbuch steht. Dass das Wiki diese Lücke nicht schließt, zeigt der Beitrag zur Confluence Alternative.

Warum die üblichen Gegenmaßnahmen zu spät kommen

Die drei Standardantworten haben denselben Fehler: Sie starten, wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt.

1 Doppelbesetzung in der Übergabephase

Wirkt, ist aber teuer und deckt nur ab, was in diesen Wochen zufällig vorkommt. Der seltene Fall tritt im Übergabezeitraum meist nicht auf.

2 Dokumentationsauftrag an die scheidende Person

Erzeugt Prozessbeschreibungen. Ausnahmen und Entscheidungskriterien fehlen darin fast immer, weil sie dem Schreibenden nicht als besonders erscheinen.

3 Rückholung als Berater

Funktioniert und kostet den zwei- bis dreifachen Tagessatz. Und beim zweiten Abgang stehen Sie wieder am Anfang.

Der gemeinsame Fehler ist der Zeitpunkt. Wissenssicherung, die erst bei Bekanntgabe des Austritts beginnt, hat vier bis zwölf Wochen. Das reicht für Prozesse, nicht für Erfahrung.

Der andere Ansatz: nach Risiko statt nach Kündigungsdatum

Beginnen Sie nicht bei den Menschen, die gehen, sondern bei den Rollen, die kritisch sind.

Vier Kriterien reichen für eine erste Priorisierung: Wie hoch ist der Schaden, wenn diese Rolle drei Monate unbesetzt oder unerfahren besetzt ist? Existiert das Wissen mehrfach im Haus oder nur einmal? Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit eines Abgangs in den nächsten 24 Monaten, aus Alter, Reorganisation oder Fluktuation? Wie viel davon liegt dokumentiert vor?

Aus diesen vier Werten entsteht eine Liste, die sich abarbeiten lässt. Meistens sind es weniger Rollen als befürchtet. In Unternehmen mit einigen Tausend Mitarbeitenden liegt die Zahl der wirklich kritischen Ein-Personen-Abhängigkeiten oft im niedrigen zweistelligen Bereich.

Für diese Rollen wird das Wissen erfasst, während die Person noch da ist und ohne Zeitdruck arbeitet. Wie ein solches KI-gestütztes Experteninterview methodisch abläuft, steht im eigenen Beitrag. Rechnen Sie mit rund vier Wochen pro Experte, verteilt auf mehrere Sitzungen, das ist der Erfahrungswert aus Projekten unter anderem bei Hörmann und BASF.

Was dabei entsteht

Nicht ein Ordner. Ein Playbook, das eine Entscheidung führt: Kriterien, Ausnahmen, Warnsignale, Eskalationswege, Abhängigkeiten. Jedes Wissensobjekt mit Owner, Gültigkeitsdatum und Verifikationsstatus, damit später erkennbar bleibt, was noch gilt.

Nutzbar wird das in mehreren Formen: als Wissensartikel und SOP, als Schulungsvideo für die Nachfolge, als interner Podcast für die Einarbeitung, und als Kontext für interne KI-Systeme über RAG-API und MCP Server.

Die Wirkung zeigt sich an zwei Stellen. Onboarding- und Einarbeitungszeit gehen typischerweise um 15 bis 30 Prozent zurück, Rückfragen an Expert:innen um 20 bis 40 Prozent. Beides sind Erfahrungswerte aus Projekten und Kundenfeedback, keine Zusagen.

Der Betriebsrat gehört an den Anfang

Ein Wissenssicherungsprogramm ohne frühe Einbindung der Arbeitnehmervertretung wird teuer, weil es später neu aufgesetzt werden muss.

Drei Punkte tragen das Gespräch: Die Teilnahme ist freiwillig. Der Zweck ist transparent und schriftlich fixiert. Der Zugriff ist rollenbasiert mit Audit-Trail geregelt. Entscheidend ist die Rahmung: Es geht um Rollenwissen und Betriebsfähigkeit, nicht um die Bewertung einzelner Personen.

Erfahrungsgemäß ist die Sorge auf Seiten der Expert:innen selbst größer als die des Gremiums. Sie lässt sich nicht wegargumentieren, aber einordnen: Wer sein Wissen sichert, wird von Routinerückfragen frei und für die Fälle gebraucht, bei denen Erfahrung wirklich zählt.

Der erste Schritt, der sich in acht Wochen zeigen lässt

Wählen Sie eine Rolle. Eine, deren Abgang in den nächsten 24 Monaten ansteht und deren Ausfall operativ wehtut. Erfassen Sie sie vollständig, stellen Sie das Ergebnis dem Team zur Verfügung und messen Sie eine Zahl: Wie viele Rückfragen laufen nach vier Wochen noch bei dieser Person auf?

Diese eine Zahl trägt die Diskussion in der Geschäftsführung weiter als jede Marktstudie. Sie kommt aus Ihrem Haus.