Succession Planning ohne Wissenstransfer ist unvollständig

Ein Nachfolgeplan sieht auf dem Papier gut aus: eine Rolle, ein Name daneben, ein Zeitraum für die Übergabe. Was er selten enthält, ist eine Zeile für das Wissen. Dabei ist das Wissen der teuerste Posten der ganzen Übergabe, er wird nur nirgends gebucht.

Eine Vorbemerkung: Nur 21 Prozent der Unternehmen haben überhaupt einen formalen Nachfolgeplan (SHRM). Gleichzeitig haben 72 Prozent mindestens eine Person, deren Weggang den Betrieb deutlich beeinträchtigen würde (SHRM, 2023). Die folgende Rechnung betrifft also auch Unternehmen, die gar keinen Plan haben, dort fällt sie nur ungeplant an.

Die Obergrenze: Was ein Wechsel kosten kann

Die Kosten für den Ersatz einer Schlüsselkraft liegen bei 100 bis 300 Prozent des Jahresgehalts (NAIC). Die Spanne ist groß, weil sie alles einschließt: Suche, Einarbeitung, Produktivitätsverlust, Fehler. Für eine Rolle mit 90.000 Euro Jahresgehalt reden wir also über 90.000 bis 270.000 Euro.

Ein Nachfolgeplan senkt einen Teil davon. Er verkürzt die Suche, weil die Person schon feststeht, und oft ist es eine interne Lösung. Das spart bares Geld, denn externe Einstellungen werden mit 18 bis 20 Prozent höheren Gehältern bezahlt als interne Wechsel (University of Pennsylvania).

Die Wege, die üblicherweise gerechnet werden

In der Praxis begegnen uns drei Varianten.

Die Einarbeitung durch Überschneidung: Vorgänger und Nachfolge arbeiten einige Wochen oder Monate parallel. Gerechnet wird das doppelte Gehalt für diesen Zeitraum. Das ist der sichtbare Posten.

Die Einarbeitung ohne Überschneidung: Die Nachfolge übernimmt nach dem Abgang und arbeitet sich mit Dokumentation und Kolleg:innen ein. Gerechnet wird gar nichts, weil kein zusätzliches Gehalt anfällt.

Die Rückholung: Wenn es hakt, kommt die erfahrene Person als Beraterin zurück. Das kostet typischerweise das Zwei- bis Dreifache des früheren Tagessatzes (HBR).

Die Posten, die fehlen

Was in keiner der drei Varianten auftaucht:

• Die Zeit, die Kolleg:innen mit Fragen der Nachfolge verbringen, Monate lang, oft ohne dass es jemand misst.
• Fehler und Nacharbeit, weil Ausnahmen nicht bekannt sind, die der Vorgänger intuitiv behandelt hat.
• Entscheidungen, die aufgeschoben werden, weil niemand sich sicher ist, wie es früher gemacht wurde.
• Kundenbeziehungen, die an Vertrauen verlieren, weil die neue Ansprechperson Zusammenhänge nicht kennt.

Diese Posten sind real, sie erscheinen nur in anderen Kostenstellen. Und sie sind der Grund, warum die Überschneidung von drei Monaten so oft nicht reicht: Die kritischen Fälle tauchen in drei Monaten gar nicht auf.

Wo die Rechnung kippt

Wissenstransfer, der vor dem Wechsel geplant wird, verändert genau diese versteckten Posten. Wenn die Ausnahmen, Faustregeln und Zusammenhänge einer Rolle gesichert sind, bevor die Person geht, startet die Nachfolge nicht bei null. In Omnora-Projekten messen wir eine um 15 bis 30 Prozent kürzere Einarbeitung, 20 bis 40 Prozent weniger Fragen an die Wissensträger und 10 bis 25 Prozent weniger Nacharbeit. Das sind unsere eigenen Messungen, keine externe Studie, und sie gelten als Spannen, nicht als Mittelwert.

Wir wollen nicht verschweigen, dass sich die Rechnung nicht für jede Rolle lohnt. Bei gut dokumentierten, stark standardisierten Tätigkeiten ist die Überschneidung oft genug. Die Investition rechnet sich dort, wo eine Person Entscheidungen trifft, die in keinem Handbuch stehen.

Wie sich das bei Altersteilzeit konkret planen lässt, beschreibt der Beitrag Altersteilzeit richtig nutzen. Wie man die kritischen Rollen auf breiter Front findet, der Beitrag zur Rentenwelle.

Ergänzen Sie Ihren nächsten Nachfolgeplan um eine einzige Zeile: „Welche drei Entscheidungen trifft diese Person, die sonst niemand treffen kann?“ Wenn die Zeile leer bleibt, ist der Plan noch nicht fertig.