Was ersetzt Microsoft Viva Topics?
Microsoft hat Viva Topics eingestellt, einen direkten Nachfolger gibt es nicht. Die Funktion, aus vorhandenen Dokumenten automatisch Themenseiten zu bilden, übernehmen teilweise Microsoft Copilot und SharePoint-Suche. Was Viva Topics nie leisten konnte, deckt auch Copilot nicht ab: Erfahrungswissen, das nirgends dokumentiert ist. Wer vor allem dieses Wissen verfügbar machen will, braucht einen Weg, es bei den Menschen zu erfassen, bevor eine KI darauf antworten kann.
- Viva Topics war eine gute Idee. Wissen aus vorhandenen Inhalten, direkt im Arbeitsfluss.
- Die Grenze war das Ungeschriebene. Rund 80 Prozent des kritischen Wissens stehen in keinem Dokument.
- Copilot reicht, wenn die Doku gut ist. Sonst muss das Wissen erst erfasst werden.
Viva Topics war eine gute Idee. Das sollte man festhalten, bevor man über Nachfolger spricht. Statt Wissen von Hand in ein Wiki zu schreiben, durchsuchte eine KI die vorhandenen Dokumente in Microsoft 365, erkannte Themen, Personen und Projekte und baute daraus Themenseiten. Wer im Text auf einen Fachbegriff stieß, sah eine Karte mit Erklärung, Ansprechpersonen und passenden Dateien. Für viele Unternehmen war das der erste Versuch, Wissensmanagement nicht als Pflegeaufgabe zu organisieren.
Microsoft hat das Produkt eingestellt (Ankündigung im Februar 2025). Wer es eingeführt hatte, steht jetzt vor der Frage, was an seine Stelle tritt.
Was Viva Topics gut gemacht hat
Der Ansatz hatte zwei echte Stärken. Er nutzte Inhalte, die ohnehin existierten, und er brachte Wissen dorthin, wo gearbeitet wurde, in Outlook, Teams und SharePoint, statt in ein separates Portal. Beides sind Punkte, an denen klassische Wikis bis heute scheitern.
Wer Viva Topics ernsthaft genutzt hat, hat außerdem etwas über das eigene Unternehmen gelernt: wie viele Themenseiten leer blieben, weil es zu einem Begriff schlicht keine Dokumente gab.
Wo der Ansatz an seine Grenze kam
Genau dort lag die Grenze. Viva Topics konnte nur verdichten, was aufgeschrieben war. Nach McKinsey sind aber rund 80 Prozent des geschäftskritischen Wissens implizit, sie stecken in Köpfen und nicht in Dokumenten. Eine Themenseite zur Anlage 4 zeigte die Wartungsanleitung, aber nicht, dass man bei einem bestimmten Geräusch den Kollegen aus der Frühschicht anrufen sollte.
Dazu kam die Pflege. Die automatisch erzeugten Seiten mussten geprüft und kuratiert werden, und diese Arbeit blieb in vielen Unternehmen an wenigen engagierten Personen hängen. Wo sie fehlten, sammelten sich veraltete Seiten, die mit großer Selbstverständlichkeit angezeigt wurden.
Die naheliegende Antwort: Copilot
Für viele Unternehmen ist der Nachfolger faktisch Microsoft Copilot. Er durchsucht dieselben Inhalte, beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und ist ohnehin im Lizenzgespräch. Wenn Ihr Wissen gut dokumentiert ist, aktuell gehalten wird und in Microsoft 365 liegt, ist das eine vernünftige Lösung, und es gibt wenig Grund, ein weiteres System einzuführen.
Das Grundproblem bleibt aber dasselbe wie bei Viva Topics, nur besser formuliert. Copilot antwortet auf Basis dessen, was er findet. Wo nichts steht, antwortet er trotzdem, und zwar mit dem, was am ähnlichsten aussieht. Bei Wissen, das nie aufgeschrieben wurde, ist das die riskanteste Stelle.
Die andere Antwort: erst erfassen, dann bereitstellen
Wer die leeren Themenseiten noch vor Augen hat, kennt die eigentliche Lücke. Sie wird nicht durch bessere Suche geschlossen, sondern dadurch, dass das fehlende Wissen überhaupt entsteht. Das heißt, die Menschen, die es haben, werden gezielt befragt, die Antworten werden geprüft und mit einer verantwortlichen Person versehen, und erst dann stehen sie Suche, Chat oder Training zur Verfügung. Ein KI-gestütztes Interview braucht dabei rund 30 Minuten Expertenzeit. Wie das abläuft, beschreibt der Beitrag zu KI-Experteninterviews.
Warum ein Wiki diese Lücke ebenfalls nicht schließt, steht im Beitrag zur Confluence-Alternative.
Woran Sie die richtige Richtung erkennen
Eine einfache Probe: Nehmen Sie die zehn Themenseiten, die bei Ihnen in Viva Topics am häufigsten aufgerufen wurden. Waren sie gefüllt, weil es gute Dokumente gab, reicht wahrscheinlich Copilot. Waren sie dünn, obwohl alle wussten, wen man zu dem Thema fragen muss, liegt das Problem woanders.
Wie Omnora geprüftes Erfahrungswissen als Kontext für Ihre KI bereitstellt, mit Quelle und verantwortlicher Person.
Zu Corporate Brain →Häufige Fragen
Gibt es einen offiziellen Nachfolger für Viva Topics?
Nein. Microsoft hat Viva Topics eingestellt (Ankündigung Februar 2025). Teile der Funktion übernehmen Microsoft Copilot und die SharePoint-Suche, einen gleichwertigen Ersatz für automatisch erzeugte Themenseiten gibt es nicht.
Reicht Microsoft Copilot als Ersatz?
Wenn Ihr Wissen gut dokumentiert, aktuell und in Microsoft 365 abgelegt ist, oft ja. Für Erfahrungswissen, das nirgends aufgeschrieben ist, hilft Copilot nicht weiter, weil er nur auf vorhandene Inhalte zugreift.
Warum blieben viele Themenseiten in Viva Topics leer?
Weil Viva Topics nur verdichten konnte, was dokumentiert war. Rund 80 Prozent des geschäftskritischen Wissens sind laut McKinsey implizit und stecken in Köpfen statt in Dokumenten.
Wie lässt sich undokumentiertes Wissen verfügbar machen?
Indem es bei den Menschen erfasst wird, die es haben, etwa in KI-gestützten Interviews von rund 30 Minuten. Die Antworten werden geprüft, einer verantwortlichen Person zugeordnet und dann für Suche, Chat und Training bereitgestellt.
Ist ein Wiki eine Alternative zu Viva Topics?
Nur für Wissen, das jemand aufschreiben will und kann. Die Lücke, die bei Viva Topics sichtbar wurde, schließt ein Wiki ebenfalls nicht, weil es auf dieselbe Dokumentationsarbeit angewiesen ist.
Quellen
- Microsoft: Einstellung von Viva Topics, Ankündigung Februar 2025 [Herstellerangabe]
- McKinsey: Anteil impliziten, geschäftskritischen Wissens [Studie]
- Omnora: rund 30 Minuten Expertenzeit je KI-Interview [Omnora-Erfahrungswert]
